26.05.2021 17:16
von Hubertus Kuhnt
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Microsoft Bookings in der digitalen Kommunikation mit dem Kunden

Warum eigentlich einen öffentlichen Kalender und wie kann ich diesen für meine Kunden verkäuferisch nutzen?

 

Es gilt analoge UND digitale Kommunikation zu verbinden und das auf den Kommunikationskanälen, die der Kunde wünscht. KMU, Einzelhandel, freie Berufe und Handwerk hinken großen Unternehmen in diesem Bereich hinterher. Dabei hat sich der Kunde längst für diesen Weg entschieden und möchte mit dem Unternehmen auf seinem individuellen Weg kommunizieren.

 

Welche Vorteile bietet nun ein öffentlicher Kalender in Bezug auf die digitale Kommunikation mit Kunden?

 

Im Außenverhältnis signalisiert ein öffentlicher Kalender Professionalität und digitale Kompetenz. Der Kunde sieht sofort, dass sich hier jemand mit dem Thema beschäftigt hat.

 

Im Innenverhältnis spart ein öffentlicher Kalender Zeit, Geld und vor allem Nerven. Wir kennen alle die E-Mail Schlangen zur Terminabstimmung oder verschiedenste Telefonate um einen Termin abzustimmen. Wer einen Termin mit mir buchen möchte, schaut in meinen öffentlichen Kalender und bucht dann einfach den Termin.

 

Stellen Sie sich vor, Sie könnten bei einem Außendienstmitarbeiter abends um 22:00 Uhr oder am Wochenende einen Termin für ein persönliches oder virtuelles Gespräch buchen weil Sie gerade Zeit und Lust dazu haben. Sie brauchen sich nicht an vorgegebene Öffnungszeiten, Bürozeiten halten oder das Wochenende abwarten. Sie können dann buchen, wann es Ihnen gefällt. Welch ein Kundenservice!

 

Oder Sie könnten abends um 21:00 Uhr Ihren nächsten Frisörtermin buchen. Oder am Sonntagnachmittag den nächsten Termin mit Ihrem Steuerberater.

 

Oder, oder, oder …..

 

Ein öffentlicher Kalender ist Kundenservice pur – Der Kunde bucht einen Termin, wenn er möchte!

 

Ich habe mich für Microsoft Bookings als öffentlichen Kalender entschieden. Dieses sicherlich da ich bereits in der 365er Welt war und bin. So kann ich Microsoft Bookings ohne Zusatzkosten für mich nutzen. Gut, ich darf mich nun mit Outlook arrangieren, doch das werden Outlook und ich schon schaffen.

 

Neben Microsoft Bookings gibt es mit Calendly und Doodle sicherlich weitere namhafte Anbieter am Markt. Mit Acuity Scheduling, Schedule Once, Setmore, SuperSaas und Book like a Boss ist der Markt mittlerweile mit einer Vielzahl von guten Toolanbietern bestückt und Sie können Ihren Anforderungen entsprechend ein Tool für Ihr Unternehmen finden.

 

Am Beispiel von Microsoft Bookings möchte ich Ihnen nun einige Eigenschaften der Kalender Tools auflisten.

  • Darstellung der Unternehmensinformationen auf der Kalenderseite.
  • Hinzufügen mehrerer Mitarbeiter.
  • Je Mitarbeiter kann ein eigenes Farbschema zur besseren Darstellung in der Kalenderübersicht erstellt werden.
  • Sie können verschiedenen Termintypen Ich habe für meinen Kalender 2 Typen angelegt. Einen Typen für ein Gespräch über 30 Minuten und einen Typen für ein Gespräch über 60 Minuten. So kann der Kunde entscheiden.
  • Die Synchronisation erfolgt über alle Geräte. IOS und Android Apps sind in den jeweiligen Shops vorhanden.
  • Die gebuchten Termine werden sofort im eigenen Hauptkalender übernommen. So kommt es zu keiner Zweitbelegung.
  • Der Einbau von Pufferzeiten zwischen buchbaren Terminen ist möglich. Ich habe nach jedem Termin 15 Minuten Puffer eingebaut, da ich nicht weiß ob Termine auch pünktlich enden.
  • Automatisierte Bestätigungs- und Erinnerungsmails sind möglich und erleichtern Ihnen und Ihren Kunden die Einhaltung.
  • Sowohl Stornierungen als auch Terminverschiebungen sind seitens des Kunden durch dieses Tool möglich.
  • Und sie können bei Microsoft Bookings eine automatisierte Microsoft Teams Videokonferenz einbinden. So brauchen Sie sich bei virtuellen Calls nicht um eine weitere Mail für die Videokonferenz kümmern. Alles bereits in Bookings enthalten.

 

Die bereits erwähnten anderen Anbieter bieten identische Funktionen. Vergleiche mit diesen möchte ich in diesem Blog nicht ziehen.

 

Wie kann ich nun einen öffentlichen Kalender vertrieblich nutzen? Wenn ich ihn schon habe, soll er ja auch bitte genutzt werden. So stellt sich die Frage, wie mache ich meinen öffentlichen Kalender bekannt.

 

Sicherlich die erste und wichtigste Integration ist die Umsetzung des Kalenders auf der eigenen Website. (Für mich kann ich sagen, dass ich eh ein Update meiner Seite geplant hatte und nun die Kalenderintegration in den nächsten Wochen mit dem Update vollziehe). Doch dies kann und soll nicht der einzige vertriebliche Aspekt des Kalenders gewesen sein. Ein Link zum öffentlichen Kalender gehört in die E-Mail Signatur. So können ihre bestehenden Kunden in jeder Mail darauf zugreifen. Ferner macht es Sinn, den Kalenderlink auch in die Social Media Accounts (Facebook, LinkedIn) zu integrieren. Der Kalenderlink gehört auch in die Google My Business Informationsbox und auch in die Kanalinformation auf YouTube. Und da ich ein großer Fan von QR Visitenkarten bin, habe ich den Kalenderlink auch hier integriert. Leider bieten noch nicht alle Kanäle einen eigenen „Kalenderbutton“. So nutze ich eine normale Verlinkung auf eine Website, denn nichts anderes ist der öffentliche Kalender – eine Darstellung der freien Termine auf einer Website.

 

Machen Sie Ihren Kalender bekannt, promoten Sie ihn und nutzen Sie ihn vertrieblich. Dieses Tool ist ein Produktivitätssteigerer und spart Ihren Kunden und Ihnen Zeit, Geld und Nerven.

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